Privacy protocol Senioren Vereniging Goes
november 2024
Senioren Vereniging Goes verwerkt persoonsgegevens. In dit privacyprotocol geven we antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door Senioren Vereniging Goes.
Senioren Vereniging Goes streeft ernaar te voldoen aan de geldende wetgeving ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens (de Algemene Verordening Gegevensbescherming).
Wat zijn persoonsgegevens?
Persoonsgegevens zijn gegevens die iets over een individu zeggen. Bijvoorbeeld naam, (mail)adres, geboortedatum, foto’s e.d. Wanneer (een combinatie van) deze gegevens naar een individu herleid kunnen worden spreken we over persoonsgegevens. Wanneer anderen die persoonsgegevens in bezit hebben, moeten ze daar zorgvuldig mee omgaan.
Persoonsgegevens verdienen bescherming
Het beschermen van ieders privacy is een onderwerp waar de laatste jaren in toenemende mate aandacht voor is. In het digitale tijdperk, waarin het uitwisselen van informatie op grote schaal een peulenschil is geworden, is het goed om alert te zijn op misbruik van persoonsgegevens. Dat geldt ook voor een vereniging als Senioren Vereniging Goes. In dit privacyprotocol geven wij aan hoe Senioren Vereniging Goes voldoet aan de wetgeving.
Van wie verwerkt Senioren Vereniging Goes persoonsgegevens?
Senioren Vereniging Goes verwerkt persoonsgegevens van mensen met wie wij direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad. Dat zijn bijvoorbeeld gegevens van:
- Leden en vrijwilligers van bij Senioren Vereniging Goes aangesloten verenigingen;
- Mensen die interesse tonen in het lidmaatschap van een van de aangesloten verenigingen of die in het verleden lid zijn geweest;
- Abonnees op het Magazine van Senioren Vereniging Goes;
- Mensen die als niet-lid deel hebben genomen aan door Senioren Vereniging Goes of een van de aangesloten verenigingen georganiseerde activiteiten en/of acties;
- Mensen die aan een bedrijf of organisatie verbonden zijn waar we een relatie mee hebben, willen krijgen of hebben gehad.
Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn persoonsgegevens?
Alle afdelingen van Senioren Netwerk Brabant-Zeeland verwerken persoonsgegevens in een ledenadministratiesysteem. Dus ook Senioren Vereniging Goes.
Waarvoor verwerkt Senioren Vereniging Goes persoonsgegevens?
Om lid te kunnen worden van een van de bij Senioren Netwerk Brabant-Zeeland aangesloten verenigingen, om abonnee te worden, aan de slag te gaan als vrijwilliger, deel te nemen aan een activiteit van de vereniging of om een andere relatie met ons te gaan, heeft Senioren Vereniging Goes persoonsgegevens nodig. Met behulp van deze gegevens kunnen we de communicatie op de passende wijze verzorgen en zorg dragen voor de juiste informatie.
Leden, abonnees en relaties willen we zo goed mogelijk van dienst zijn. Naam en adresgegevens gebruiken we bijvoorbeeld om contact te onderhouden en informatie te verschaffen over aan het lidmaatschap en abonnement gerelateerde zaken zoals het toesturen van (afdelings-)nieuws, uitnodigingen voor activiteiten en het magazines. Bij vragen aan bijvoorbeeld de ledenservice, verwerken we persoonsgegevens om onze leden en relaties zo goed mogelijk van dienst te zijn.
Mailadressen gebruiken we voor het toesturen van digitale informatie, zoals nieuwsbrieven of voor online onderzoeken. Voor de nieuwsbrieven en online onderzoeken kan iemand zich eenvoudig uitschrijven door onderaan het betreffende bericht op ‘afmelden’ te klikken (OPT-OUT).
Mail aan de leden wordt altijd verzonden via de zgn BCC constructie, zodat de e-mailadressen van individuele leden niet zichtbaar zijn.
De (schriftelijke en digitale) lijsten welke gebruikt worden voor de distributie van het magazine en de deelname aan activiteiten worden na afloop van de gebeurtenis vernietigd.
Verwerkt Senioren Vereniging Goes bijzondere persoonsgegevens?
Nee, KBO-PCOB verwerkt geen bijzondere persoonsgegevens. Bijzondere persoonsgegevens zijn strikt vertrouwelijke gegevens waarvoor extra privacybescherming van toepassing is, zoals bijvoorbeeld medische informatie, ras, politieke of geloofsovertuiging, strafrechtelijke gegevens e.d. Dat soort gegevens zijn niet nodig voor het doel van onze vereniging: lidmaatschap en de deelname aan activiteiten. Senioren Vereniging Goes draagt er zorg voor dat iedereen die persoonsgegevens verwerkt zich daarvan bewust is en daar naar handelt.
Hoe gaat Senioren Vereniging Goes met persoonsgegevens om?
Persoonsgegevens worden veilig en zorgvuldig bewaard en niet langer dan noodzakelijk is voor gebruik binnen de vereniging of voor het doel waarvoor ze zijn verwerkt. Wij zijn ons ervan bewust dat deze gegevens aan ons zijn toevertrouwd en dat we daar vertrouwelijk mee om dienen te gaan.
Wie kan er bij persoonsgegevens?
Binnen de Senioren Vereniging Goes kan degene die belast is met de ledenadministratie de lidmaatschapsgegevens inzien en ook wijzigingen aanbrengen. Ook medewerkers van het verenigingsbureau en Senioren Netwerk Brabant-Zeeland kunnen gegevens inzien als dat noodzakelijk is voor de uitvoering van hun takenpakket: ook wijzigingen
aanbrengen.
De autorisatiestructuur binnen de ledenadministratie is vastgelegd in een handleiding. Daarin is onder meer vastgelegd wie toegang heeft tot de ledenadministratie en hoe de toekenning van rechten (inzage, verwerking ed.) precies in zijn werk gaat.
Aanmelding als lid van de vereniging
De leden die zich als lid aanmelden bij Senioren Vereniging Goes doen dit door middel van een aanmeldingsformulier. Hierop staan de gegevens vermeld welke worden vastgelegd. Dit formulier wordt ondertekend door het nieuwe lid als toestemming voor het gebruik van deze gegevens door de vereniging voor de aangegeven doelen. Het lid krijgt na inschrijving een ledenpasje.
Het lid geeft tevens een machtiging af voor de jaarlijkse automatische incasso van het lidmaatschap (zie bijlage voor formulier).
Uitwisselen van persoonsgegevens met externe partijen
Senioren Vereniging Goes wisselt geen persoonsgegevens uit met externe partijen, tenzij er een gerechtvaardigd doel daarmee gediend wordt en met deze partij een verwerkersovereenkomst is overeengekomen (bijvoorbeeld voor de ledenadministratie of het hosten van de website).
Hoe lang worden uw gegevens bewaard?
Gegevens gerelateerd aan het lidmaatschap worden 2 jaar en daarna in beperkte vorm na beëindiging van het lidmaatschap bewaard om statistische informatie zoals ledenaantallen over de jaren heen te kunnen genereren. Voor het bewaren van deze gegevens gelden wettelijk bepaalde voorschriften.
Leden die zich willen (laten) afmelden doen dit door een schriftelijke dan wel elektronische mededeling aan de ledenadministrateur. Indien daarom gevraagd wordt zullen de gegevens direct worden geanonimiseerd. Het lidmaatschap wordt beëindigd bij melding van overlijden of dient voor 1 december van enig jaar te worden opgezegd
Cookies e.d. op de website
Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan onze website – na uw toestemming - wordt opgeslagen in de browser van uw computer, tablet of smartphone. Senioren Vereniging Goes gebruikt cookies met een puur technische functionaliteit. Deze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en dat bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen onthouden worden. Daarnaast worden cookies gebruikt om u op basis van uw surfgedrag gericht van informatie te kunnen voorzien.
Senioren Vereniging Goes verzamelt en bewaart niet-persoonsgebonden informatie van bezoekers over het gebruik van deze website, zoals de datum en tijd waarop de website is bezocht, het type browser, browser-taal, het Internet Protocol (IP-) adres van de gebruikte computer, het aantal hits, welke pagina’s en sub-pagina’s eerder zijn bezocht en de duur van de gebruikerssessie.
Senioren Vereniging Goes verzamelt via een bezoek aan de website geen persoonsgegevens, tenzij u daarvoor kiest en deze informatie specifiek vermeldt.
U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen. Zie voor een toelichting: https://veiliginternetten.nl/themes/situatie/cookies-wat-zijn-het-en-wat-doe-ik-ermee/
Op de website zullen persoonsgegevens alleen vermeld worden indien dit noodzakelijk is en alleen met toestemming van betrokkene.
Kan ik zien welke gegevens Senioren Vereniging Goes van mij verwerkt?
Elk lid heeft recht op inzage in de lidmaatschapsgegevens die Senioren Vereniging Goes verwerkt. Neem daarvoor contact op met de ledenadministratie van Senioren Vereniging Goes. Indien gewenst kunt u ook verzoeken om de geregistreerde gegevens te wijzigen of te verwijderen.
Waar kan ik terecht met een vraag of een klacht?
Voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door Senioren Netwerk Brabant-Zeeland of een van de aangesloten verenigingen kunt u terecht bij Senioren Vereniging Goes (ledenadministrateur), bij Senioren Netwerk Brabant-Zeeland bij de ledenservice van het verenigingsbureau. Voor het melden van (het vermoeden van) een beveiligings- of datalek is een Procedure beveiligings- en datalek opgesteld.
Wijzigingen privacybeleid
Senioren Vereniging Goes streeft naar een zo actueel mogelijk privacybeleid en behoudt zich daarom het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacyprotocol. Op de website van Senioren Vereniging Goes is altijd het recentste protocol beschikbaar.